la Risoluzione n. 22 del 4/10/2018 dell’Agenzia delle Entrate chiarisce quale documentazione debba essere utilizzata per gestire il trattamento fiscale delle spese di trasferta fuori del territorio comunale del lavoratore dipendente, pagate direttamente dal datore di lavoro in relazione a prenotazioni alberghiere, biglietti aerei o ferroviari elettronici non allegati alla nota spese del dipendente.

Nel caso in esame la procedura prevede che per la gestione delle trasferte dei propri lavoratori dipendenti la società utilizzi un sistema centralizzato di prenotazione di alberghi e mezzi di trasporto, al quale il dipendente può accedere in autonomia (una volta autorizzata la trasferta), oppure che le prenotazioni possano avvenire presso agenzia di viaggi di fiducia della società alla quale il dipendente possa autonomamente rivolgersi (sempre previo autorizzazione della società).

Secondo la citata Risoluzione, la società deve conservare su supporto cartaceo l’estratto conto rilasciato dal programma informatico o dall’agenzia di viaggio, in cui siano esposti la data d’acquisto del servizio, il nome e il codice identificativo del dipendente, la descrizione della prestazione e l’importo pagato.

Le predette informazioni contenute nell’estratto conto in formato cartaceo devono essere successivamente esposte e confermate dalla nota spese, redatta sempre in forma cartacea, da parte del dipendente destinatario della prestazione una volta conclusa la trasferta, divenendo in tal modo idonee a attestare l’esecuzione della trasferta e quindi a consentire la deduzione del costo.