con la nostra circolare n. 38/2024 del 12/11/2024, abbiamo segnalato come la legge di Bilancio 2025 abbia introdotto, a partire dall’esercizio 2025, l’obbligo di pagamento tracciato per la deduzione delle spese di trasferta e di rappresentanza e per escludere la tassazione dei rimborsi spese di vitto e alloggio, nonché di trasporto con autoservizi non di linea (taxi e Ncc), ai fini del reddito di lavoro dipendente.

Per quanto riguarda i rimborsi di spese di trasporto l’obbligo di tracciabilità dovrebbe riguardare sia le trasferte al di fuori che quelle all’interno del Comune dove si trova la sede di lavoro.

Per le spese di vitto e alloggio, invece, il nuovo obbligo di tracciabilità vale solo in caso di rimborso per trasferte del dipendente fuori dal territorio comunale sede di lavoro.

Per le trasferte all’interno del Comune, anche se il pagamento è in contanti, la situazione non dovrebbe essere stata modificata: l’importo deve essere tassato in capo al dipendente ed essere deducibile al 75% per l’impresa.

Sul piano oggettivo le spese che devono essere pagate dalle imprese con strumenti tracciabili sono quelle definite genericamente di vitto e alloggio, senza ulteriori precisazioni.

Pare dunque che l’obbligo interessi le citate prestazioni a prescindere dalla natura del soggetto che le eroga (struttura alberghiera e non). Rientrano nell’obbligo di tracciabilità, inoltre, quelle di trasporto riferibili ad autoservizi pubblici non di linea, ovvero taxi e Ncc.

Di contro, l’obbligo non dovrebbe riguardare l’acquisto di biglietti ferroviari, aerei e di autobus di linea.

Per quanto riguarda le modalità di pagamento consentite, si tratta dei pagamenti con versamento bancario o postale, carte di credito, di debito, bancomat, assegni bancari e circolari e strumenti elettronici di pagamento che consentano la tracciabilità del flusso.

La norma richiede solo che il versamento sia tracciato, non è obbligatorio che il pagamento sia riferibile al datore di lavoro. Quindi, ad esempio, le spese potrebbero essere sostenute dal dipendente in trasferta con la propria carta di credito; il datore di lavoro deve poi acquisire l’evidenza dell’avvenuto pagamento tracciato per trattare correttamente il rimborso.

I nuovi obblighi si applicano anche alle spese di rappresentanza, che sono deducibili per le imprese solo con pagamento tracciabile.

La modifica, però, non dovrebbe interessare né le spese di pubblicità né quelle di sponsorizzazione.

Inoltre, le nuove disposizioni non dovrebbero riguardare la deducibilità delle spese di rappresentanza e di omaggi sostenuti dai soggetti titolari di reddito da lavoro autonomo.